Soon événements organise votre

Conférence

Vous cherchez à organiser une conférence mémorable pour inspirer, informer ou fédérer vos participants ? Vous souhaitez organiser une conférence de manière plus responsable sur le plan écologique ?

Pour lancer un nouveau projet, développer votre notoriété, partage de connaissances, Soon Événements organise votre conférence 100 % sur mesure. Un lieu unique, des intervenants triés sur le volet, une organisation pensée dans les moindres détails : laissez-nous matérialiser votre vision !

De la conception de l’événement à l’accompagnement lors du déroulement de votre conférence en passant par tous les éléments logistiques, notre agence événementielle à Dijon endosse le rôle de bras-droit et donne vie à votre projet.

Organisez une conférence qui dépasse les attentes de vos participants

1 - Le point de départ : un thème attrayant associé à un objectif stratégique

Avant de vous lancer dans l’organisation de votre conférence, commencez par fixer son objectif :

Souhaitez-vous marquer le lancement d’un nouveau projet en impliquant vos collaborateurs ?
Aspirez-vous à permettre à vos participants d’acquérir de nouvelles compétences, d’approfondir leur compréhension sur un sujet ou de rester à jour sur les meilleures pratiques ?
Cherchez-vous à lancer le débat sur un sujet pour renforcer la fidélisation de vos clients ou la motivation de vos collaborateurs ?
Souhaitez-vous contribuer à renforcer votre communauté pour discuter des défis communs, des opportunités et solutions ?

Soon Événements vous aide à préciser le thème et le contenu de votre conférence pour répondre à vos objectifs et surtout piquer la curiosité de vos participants.

2 - Trouver un format adapté à vos objectifs

Le format de la conférence s’adapte ensuite à votre objectif principal :

La conférence en plénière est particulièrement adaptée pour informer sur une actualité de votre entreprise, annoncer un nouveau produit/service ou transmettre des connaissances. Le public écoute un ou plusieurs intervenants sur une thématique donnée.
La conférence avec tables rondes fait participer plus activement les participants, réunis par groupe pour échanger sur un sujet défini en amont. C’est un format propice aux conférences en petit comité.
La conférence débat se marie parfaitement avec la plénière pour donner un côté dynamique, creuser des pistes de réflexion, bénéficier de retours clients ou encore débattre en interne autour d’un sujet.
Sessions de questions-réponses : après chaque présentation ou panel, une session de questions-réponses offre l’occasion au public de poser des questions au conférenciers, invités, d’approfondir certains points et d’engager un dialogue.
Les keynotes sont souvent des discours d’ouverture ou de clôture prononcés par des personnalités de premier plan dans le domaine traité lors de la conférence.
Des sessions parallèles peuvent se dérouler simultanément, permettant aux participants de choisir les sujets qui les intéressent le plus.

Soon Événements vous accompagne pour choisir le format idéal pour vous. Notre ambition : faire de votre conférence une expérience unique et personnalisée adaptée à votre culture d’entreprise, vos objectifs et au nombre de participants. La diversité des formats contribue à maintenir l’engagement du public.

3 - Un budget maîtrisé et soigneusement réparti

Faites-nous part de votre budget prévisionnel. Nous nous occupons de créer une expérience en accord parfait avec votre identité d’entreprise, qui résonne auprès de votre public cible.

Salle, matériel, traiteur, assurances : aucun poste de dépense n’est laissé au hasard. Grâce à Soon Événements, évitez ainsi toute mauvaise surprise qui pourrait mener à un dépassement de budget.

Vous ne savez pas quel budget attribuer à votre conférence ?
Nous sommes à votre écoute pour vous aiguiller et définir avec vous votre budget.

4 - Un lieu pratique et adapté à la tenue d'une conférence

Salle de congrès, hôtel, tiers-lieu : grâce à notre carnet d’adresses, nous saurons vous proposer un lieu parfaitement adapté pour organiser une conférence inoubliable.

L’atmosphère, la modularité mais aussi les conditions d’accès (parking, transports en commun) sont réfléchis avec soin pour un événement fluide et réussi pour tous vos participants.

Nous vous accompagnons pour choisir le lieu qui conviendra à la typologie de votre conférence.

5 - Un déroulement de conférence sans mauvaise surprise

La logistique d’une conférence est complexe et demande une organisation millimétrée pour éviter toute déconvenue. En confiant l’organisation de votre conférence à Soon Événements, vous vous assurez qu’aucun détail n’est laissé au hasard :

Le choix de la date en dehors des événements importants (notamment sportifs ou politiques) ;
La durée de la conférence adaptée à votre budget et à l’objectif de votre événement ;
L’organisation de la salle pensée pour faciliter la circulation des participants ;
Le contact des intervenants, assez en amont pour s’assurer de leur disponibilité le jour J ;
Le choix d’un traiteur événementiel adapté à votre budget et vos envies ;
La gestion des différents prestataires avant et pendant l’événement (traiteur, technicien son, lumière, mobilier, audio, etc.)

Exemple de conférences :

Format : Table ronde avec 2 invites
Durée : Petit-déjeuner
Public : 50 personnes – dirigeants de PME
Thématique : Attractivité du territoire

Format : Panel de plusieurs tables rondes et keynote
Durée : Journée avec déjeuner d’affaire
Public : 300 personnes – dirigeants de grandes entreprises et DSI
Thématique : Accélération digitale : quelles stratégies pour demain ?

Format : Panel de plusieurs tables rondes
Durée : Matinée
Public : 100 personnes – Dirigeants de TPE/PME et fonction RH
Thématique : Préparons l’avenir. Préparons les emplois de demain. Où en sommes-nous ? Où allons-nous ?

6 - La promotion de votre événement auprès de votre public cible

Dossier de presse, publications sur les réseaux sociaux, banderoles, prospectus : nous vous conseillons dans le choix des supports de communication les plus adaptés à la promotion de votre événement.

En particulier pour les conférences grand public ou auprès de vos clients, nous faisons en sorte de vous proposer une stratégie de communication adaptée pour diffuser votre événement auprès de votre cible.

Découvrez nos autres prestations d’agence événementielle :

Organisation de séminaire avec coaching
Organisation de colloque
Organisation de séminaire de direction

7 - Le choix d'une conférence plus respectueuse de l'environnement

Chez Soon Événements, nous nous engageons à rendre vos conférences plus responsables sur le plan écologique. En tant que partenaire de vos événements, nous essayons de mettre en œuvre des initiatives durables pour minimiser l’impact environnemental tout en offrant une expérience exceptionnelle. Nous sommes conscients que cette transition vers la durabilité est un effort collectif, et bien que nous ne soyons pas seuls dans cette démarche, nous avançons pas à pas vers des événements plus respectueux de l’environnement. C’est pourquoi nous utilisons le terme “essayer” car nous ne voulons pas vous mentir et faire du green washing.

Découvrez les solutions que nous pouvons vous proposez pour l’organisation de votre événement :

Choix du lieu éco-responsable : optez pour des lieux de conférence certifiés écologiques, situés stratégiquement pour réduire les émissions liées aux déplacements.
Gestion des déchets : Faites de la gestion des déchets une priorité avec des poubelles de tri sélectif et en encourageant l’utilisation de produits recyclables.
Communication digitale : Choisissez une approche sans papier avec des supports de communication électroniques, réduisant ainsi la consommation de papier.
Transport responsable : Privilégiez les modes de transport écologiques ou la marche pour se rendre d’un point à un autre en centre-ville.
Restauration durable : Savourez une cuisine locale et bio, tout en réduisant l’utilisation de vaisselle jetable au profit de solutions réutilisables.
Goodies : Privilégiez les goodies fabriqués en France

Ensemble, façonnons un avenir plus vert, un événement à la fois !

Organiser une conférence avec Soon Evénements, c'est :

La sérénité de ne s’occuper que de la définition du budget et du choix de la thématique ;
Un accompagnement sur le contenu de votre conférence grâce à l’expertise événementielle de Soon Événements ;
La délégation complète de la logistique. Rien n’est laissé au hasard. Nous nous occupons de la coordination des prestataires, de l’aménagement du lieu, de la restauration, de vos invités et des intervenants ;
Notre présence le jour J pour coordonner les événements et vous permettre de vous concentrer pleinement sur l’expérience des participants.
Vous proposez des solutions pour produire une conférence plus responsable sur le plan écologique.

Et toujours l'ADN Soon Evénements, une agence événementielle créatrice d'expériences et d'émotions

Faire appel à Soon Événements pour organiser votre conférence, c’est faire vivre une expérience marquante à tous les participants et faire le choix d’un événement responsable.

Nous avons à cœur d’inscrire votre événement professionnel dans l’histoire de votre entreprise, en prenant en compte l’identité et la culture qui vous sont propres.

Transparence, confiance, exigence et responsabilité sont les maîtres mots de notre service d’agence événementielle en Bourgogne.

Confiez-nous votre projet de conférence et laissez-nous donner vie à votre vision.

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