Nos conseils pour bien choisir votre location d’équipement événementiel
La préparation d’un événement d’entreprise est une aventure passionnante, mais qui peut rapidement se transformer en défi complexe. Qu’il s’agisse de marquer le lancement d’un produit innovant, d’inaugurer de nouveaux locaux ou de célébrer une étape clé de votre entreprise, chaque détail compte. Les imprévus, eux, n’ont pas leur place dans ce type d’occasion où tout doit refléter professionnalisme et excellence. Du choix du lieu à l’aménagement du mobilier, en passant par le matériel audiovisuel et la restauration, la planification exige une vision claire et des décisions stratégiques. Cet article vous guide pour anticiper chaque aspect de votre événement. Optimisez notamment la location de votre équipement événementiel et transformez vos idées en une expérience mémorable pour vos invités.
Cadrer précisément son événement
Avant de vous lancer dans la recherche de votre matériel événementiel, définissez avec précision les contours de votre événement. Posez-vous les bonnes questions pour construire un cadre clair et structuré :
Quel type d’événement organisez-vous ? Est-ce une soirée d’entreprise, une journée portes ouvertes, un lancement de produit ou encore une conférence ? Chaque type d’événement a des besoins spécifiques en ce qui concerne le matériel, l’ambiance ou l’aménagement.
Dans quel cadre souhaitez-vous accueillir vos invités ? En intérieur ou en extérieur ? Dans vos locaux, un lieu loué pour l’occasion, une salle polyvalente ou même un espace insolite comme un château ou un rooftop ? L’espace choisi influencera directement les équipements nécessaires (tentes, éclairages, mobiliers adaptés).
Quel est le programme prévu ? Envisagez-vous un dîner assis, un cocktail debout, des présentations ou conférences, des ateliers interactifs, des animations festives, ou une soirée dansante ? Chaque activité implique des besoins spécifiques : sonorisation, scène, éclairage, tables, chaises ou encore équipements de cuisine.
Quel est votre budget ? Il est primordial d’avoir une idée claire de l’enveloppe financière dédiée à la location d’équipement. Cela vous permettra de mieux cibler vos choix et d’identifier les éléments prioritaires, sans compromettre la qualité ou l’expérience des participants.
Prendre le temps de répondre à ces questions dès le départ vous permettra d’orienter vos recherches et de collaborer efficacement avec les prestataires. Vous éviterez ainsi les imprévus et assurerez une expérience mémorable pour vos invités.
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Prévoir sa location d'équipement événementiel
Bien choisir sa tente/chapiteau pour un événement en extérieur
Organiser un événement en extérieur peut offrir une ambiance unique et conviviale, mais nécessite une planification minutieuse pour assurer le confort et la sécurité de vos invités. La tente devient alors un élément central, offrant protection et structure. Voici quelques conseils pour bien la choisir :
Déterminer l’espace nécessaire. Pour un repas assis avec buffet et piste de danse, prévoyez entre 1 et 1,5 m² par personne. Si vous optez pour un cocktail debout, une surface de 1 m² par personne sera suffisante. Ces estimations garantissent que vos invités puissent se déplacer aisément et profiter pleinement de l’événement.
Choisir le type de tente adapté à la saison et au style de l’événement. Les toits en cristal apportent une belle luminosité et une vue dégagée, mais attention à l’effet de serre qu’ils peuvent créer sous un soleil d’été. Privilégiez-les pour des événements en soirée ou sous des températures modérées. En hiver, optez également pour une tente équipée de rideaux épais ou de parois isolantes pour protéger vos convives du froid tout en maintenant une atmosphère agréable.
S’adapter au terrain. Sur un sol dur, comme de l’asphalte ou du béton, un lestage avec des blocs de béton est indispensable pour stabiliser la tente. Dans ce cas, pensez à prévoir l’accès pour un chariot élévateur afin de faciliter l’installation. Si le terrain est irrégulier ou en pente, un plancher permettra de niveler l’espace tout en ajoutant une touche d’élégance.
Une tente bien choisie est non seulement une protection contre les aléas climatiques, mais aussi un élément clé de l’esthétique et du confort de votre événement. N’oubliez pas de penser aux contraintes de sonorisation, un chapiteau n’a pas le même rendu sonore qu’une salle. Consultez des professionnels de la location pour déterminer la solution idéale en fonction de vos besoins et des contraintes du lieu.
Créer une ambiance mémorable avec la décoration de son événement
La décoration joue un rôle essentiel dans la réussite de votre événement. Elle ne se limite pas à embellir l’espace : elle doit aussi transformer le lieu, cacher ses éventuels défauts, et refléter l’esprit de l’occasion.
Habiller l’environnement
Certains éléments techniques ou utilitaires peuvent nuire à l’harmonie visuelle de votre événement. Pensez à :
- Recouvrir le sol si celui-ci est inadapté (graviers, béton brut) avec des moquettes, tapis ou planchers élégants.
- Masquer les systèmes de chauffage, vestiaires, zones réservées au traiteur ou encore les tentes sanitaires à l’aide de paravents, rideaux, ou structures décoratives.
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Créer une ambiance en harmonie avec le thème
Une décoration réussie reflète le thème de votre événement, qu’il soit chic, décontracté, professionnel ou festif. Compositions florales, guirlandes de feuillage ou centres de table végétaux apportent une touche de fraîcheur et d’élégance. Pensez aux guirlandes lumineuses, projecteurs colorés, lanternes ou bougies pour moduler l’atmosphère et de mettre en valeur des zones spécifiques. Enfin, le mobilier design, la vaisselle raffinée, les tentures et autres accessoires décoratifs permettent d’offrir une immersion complète dans le thème choisi.
Intégrer son identité visuelle
Si votre événement est à vocation professionnelle, utilisez votre branding pour marquer les esprits :
- Ajoutez des touches de vos couleurs d’entreprise dans la décoration (nappes, coussins, objets décoratifs).
- Créez un photocall personnalisé avec votre logo en fond, idéal pour les photos souvenirs et le partage sur les réseaux sociaux.
- Personnalisez des éléments comme des banderoles, des kakémonos, ou des goodies pour renforcer votre visibilité tout en offrant une expérience unique aux participants.
Créer un espace fonctionnel et élégant grâce à la location de mobilier événementiel
Le choix du mobilier est une composante clé de l’organisation d’un événement réussi. Bien planifié, il assure le confort des invités, facilite le service, et contribue à l’esthétique générale.
Pour un repas assis
Optez pour des tables adaptées à votre style d’événement. Les tables rondes favorisent la convivialité, tandis que les rectangulaires offrent une disposition classique et efficace pour optimiser l’espace. Prévoyez un intervalle de 2 mètres entre les tables pour permettre une circulation fluide, notamment pour le personnel de service. Chaque invité nécessite environ 50 cm d’espace autour de la table pour être à l’aise.
Enfin, pensez à tous les éléments nécessaires pour une présentation élégante :
- Vaisselle et couverts. Assiettes, couverts, verres à eau, verres à vin, flûtes à champagne, et tasses pour thé ou café.
- Décoration de table. Nappes, serviettes, centres de table, porte-noms, menus personnalisés, et éventuellement une décoration florale.
Pour un cocktail
Préparez 2 mètres de buffet pour 100 personnes pour éviter les files d’attente et assurer un service fluide. Prévoyez également des mange-debout et des tabourets pour offrir un confort minimal tout en favorisant les échanges. Enfin, anticipez environ 2,5 à 3 verres par personne pour garantir une rotation suffisante, surtout si des cocktails ou des boissons variées sont au menu.
Discutez avec le traiteur pour savoir ce qu’il peut fournir et identifier les équipements supplémentaires nécessaires (chafing dishes, seaux à champagne, plateaux, etc.). Une bonne coordination permet d’éviter les doublons ou les oublis.
Gestion pratique du mobilier
Enfin, prévoyez une zone pour ranger les caisses de matériel et les équipements non utilisés. Faites un inventaire à la réception du mobilier pour vérifier que tout est conforme à la commande. Si vous organisez un événement en intérieur, vérifiez que le mobilier respecte les normes de sécurité (comme le classement M2 pour l’ignifugation). Enfin, planifiez la mise en place avant l’arrivée des invités et la reprise après l’événement pour garantir une gestion fluide. Si besoin, faites appel à une équipe spécialisée pour le montage et le démontage.
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Anticiper les besoins en énergie
Faites l’inventaire des équipements électriques à utiliser (sonorisation, éclairage, matériel du traiteur, etc.) et vérifiez que la puissance disponible sur le site est suffisante. Si ce n’est pas le cas, louez un groupe électrogène.
Optez pour un groupe électrogène offrant une puissance 30 % supérieure à vos besoins calculés, afin d’éviter les surcharges et d’assurer une performance optimale. Envisagez éventuellement la location d’un groupe de secours capable de prendre le relais en cas de dysfonctionnement. Cette précaution est particulièrement recommandée pour les événements d’envergure ou ceux où une interruption électrique serait problématique.
Enfin, planifiez la mise en place des câbles pour alimenter vos équipements. Positionnez le groupe électrogène à au moins 30 mètres de la réception pour limiter les nuisances sonores et visuelles, tout en respectant les normes de sécurité.
Garantir le confort des invités avec le chauffage
Pour les événements hivernaux ou en extérieur, un système de chauffage adéquat est indispensable :
- Les chauffages au fuel sont efficaces pour chauffer de grands volumes, mais nécessitent une bonne ventilation.
- Les chauffages électriques, pratiques et silencieux, sont adaptés si la puissance disponible le permet.
- Le chauffage radiant offre une chaleur ciblée et est idéal pour des espaces spécifiques comme des zones d’accueil ou des buffets.
Placez les chauffages à des endroits stratégiques pour diffuser la chaleur de manière homogène, tout en veillant à ne pas obstruer les passages ou gêner les invités.
Choisir son matériel audiovisuel à louer pour une expérience immersive et fonctionnelle
L’éclairage
Tout d’abord, prévoyez un éclairage suffisant pour assurer une bonne visibilité générale, notamment dans les espaces de circulation, les zones de restauration, ou les stands. Pensez également à l’éclairage d’ambiance. Ajoutez par exemple une touche esthétique et chaleureuse grâce à des guirlandes lumineuses, des lustres décoratifs, ou des spots pour mettre en valeur des éléments spécifiques (comme un podium, une scène ou un stand).
Enfin, pour les établissements accueillant plus de 50 personnes ou d’une superficie supérieure à 300 m², l’installation d’un éclairage d’évacuation conforme est obligatoire. Veillez à sa bonne visibilité et à son fonctionnement.
Le son
Si un DJ est prévu, vérifiez s’il apporte son propre équipement. Assurez-vous également que ses besoins en énergie et en câblage sont pris en compte, et prévoyez une répétition pour ajuster le son à l’acoustique du lieu.
Pour les discours ou présentations, prévoyez des micros filaires ou sans fil, ainsi qu’un système de sonorisation adapté à la taille de la salle. Si le discours est long ou précis, un prompteur peut être utile pour le confort de l’intervenant. Pensez également à animateur/journaliste pour coordonner les transitions et maintenir le dynamisme de l’événement.
Les projections visuelles
Si des projections visuelles sont prévues, identifiez le nombre d’écrans ou de projecteurs nécessaires, en fonction de la taille de l’audience et des zones de visibilité. Assurez-vous que vos contenus (présentations, vidéos, animations) soient prêts dans les formats adaptés et testez-les en amont pour éviter les incompatibilités.
Si vous prévoyez des éléments interactifs (streaming en direct, sondages en ligne, etc.), vérifiez la disponibilité et la stabilité d’une connexion Internet sur le lieu de l’événement. Planifiez les câblages nécessaires pour relier projecteurs, écrans, et systèmes audio. Prévoyez aussi des rallonges et des multiprises sécurisées pour pallier tout manque d’accès électrique.
Ne négligez pas non plus l’importance de prévoir une répétition complète pour vérifier que tous les systèmes (son, lumière, projection) fonctionnent correctement et ajuster les réglages si nécessaire. Pour les événements complexes, envisagez de faire appel à un technicien audiovisuel capable de gérer les imprévus en direct et d’assurer la qualité de l’ensemble.
Veillez enfin à ce que tout le matériel utilisé respecte les normes de sécurité et qu’il soit correctement installé pour éviter tout risque d’accident (chutes de projecteurs, courts-circuits, etc.).
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Autres éléments essentiels pour un événement fluide et réussi
Certains aspects pratiques et organisationnels sont tout aussi importants pour garantir le confort des invités et la fluidité de l’événement.
Les sanitaires
Assurez-vous que le nombre de sanitaires disponibles sur place est adapté au nombre de participants. Pour les événements en extérieur ou sur des sites sans installation fixe, prévoyez la location de toilettes mobiles haut de gamme, parfois appelées sanitaires VIP, pour offrir un confort optimal. Placez les sanitaires à une distance raisonnable des zones principales de l’événement, tout en garantissant leur discrétion. Assurez-vous également qu’un service de nettoyage régulier soit prévu, surtout pour les événements de longue durée.
Les vestiaires
Installez un vestiaire bien signalé dès l’entrée, avec des portants et des étiquettes numérotées pour une gestion efficace. Pour les événements formels ou en période hivernale, un vestiaire surveillé garantit la tranquillité d’esprit de vos invités.
Le service traiteur
En plus de proposer des plats variés et savoureux, tenez compte des restrictions alimentaires et des éventuelles allergies de vos invités. Envoyez un formulaire préalable pour collecter ces informations. Si vous fournissez les boissons, vérifiez si votre traiteur applique un droit de bouchon et, le cas échéant, incluez-le dans votre budget. Assurez une communication claire avec le traiteur concernant ses besoins en termes d’équipement (plans de travail, réfrigérateurs, fours, etc.) et de logistique (accès au lieu, espace de stockage).
Le service de ménage
Avant, pendant et après, prévoyez une équipe de nettoyage pour s’assurer que les lieux restent propres tout au long de l’événement. Cela est particulièrement important pour les espaces partagés comme les sanitaires, les zones de buffet ou de cocktail. Mettez en place des bacs de tri sélectif et veillez à ce que les déchets soient évacués à la fin.
Se faire accompagner dans l'organisation de son événement
Pourquoi ne pas confier l’organisation de votre événement à une agence événementielle ? Faire appel à des experts simplifie grandement le processus et augmente vos chances d’offrir une expérience inoubliable.
En collaborant avec une agence locale spécialisée, vous profitez de l’expertise de professionnels qui connaissent parfaitement la région et ses spécificités. Leur réseau et leur expérience leur permettent de sélectionner les meilleurs prestataires adaptés à vos besoins, notamment pour la location de matériel événementiel. Qu’il s’agisse d’éléments techniques, de matériel audiovisuel ou de structures comme des tentes, chaque détail est soigneusement pris en charge.
Avec Soon Événements, gagnez un temps précieux, éliminez le stress de l’organisation et assurez-vous d’un résultat à la hauteur de vos attentes. De la gestion logistique à la création d’un programme sur mesure, en passant par la location d’équipement événementiel, nous mettons tout en œuvre pour faire de votre événement un succès mémorable.
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